画期的なスケジュール管理と目標達成の秘訣!オンラインカレンダー利用法

グーグルカレンダーで夢が叶う☆目標達成とスケジュール管理の方法

カレンダーは所詮カレンダーに過ぎない、って思ってますか?

家族の誕生日を加えて、ところどころに今月の予定を加えて、なんか達成した気分になってしまいます。私も当初はそんなカレンダーの使い方しかしていませんでした。またある時は、スケジュールに束縛されるのではなく、自由になるがままに生きるのが幸せの秘訣に違いないと、カレンダーやスケジュール帳を持つこと自体を全否定。

でも、スケジュール管理の方法が一切ないと、ただタスクに振り回されてしまいます。1日の終わりには疲れでソファーにダウン。何も大したことを達成してない自分に苛立ったり。

ですが、このオンラインカレンダー(Googleカレンダー)を使ったスケジューリングと目標管理の方法を始めてから、劇的に物事が達成できるようになり、夢も次々と叶うようになりました。予定を忘れてしまったり、家族とのコミュニケーションミスなどのストレスも激減しました。

是非皆さんと共有したいなと常々思ってきた、このちょっと一風変わった、オンラインカレンダーを使ったスケジュール管理と目標達成についてご紹介していきます。

時間の主人になるためにお勧めのツール!オンラインカレンダー

会社、友達、個人のスケジュール。はたまた目標管理の手帳、日記、会社のプロジェクト管理表、などなど。私たちの日常生活は、大量の情報や、その情報を整理する目的のツールで溢れかえっています。

そんな情報過多の毎日を制覇し、能動的に行動できる人こそが、自分の夢を叶えハッピーな人生を送れるのだと思います。

ただしそこで、実際どうやって情報を整理し「時間に管理されるのではなく、自分が時間を管理する立場に立つか」は大きな課題です。自分に合った方法を試行錯誤し、効率が悪い点は工夫し、作り上げていく過程が必要だと思います。

私が最終的に行き着いたのは、オンラインカレンダーを作った、タスク&時間&人&目標のマルチ管理ができる一大システム。っというと大それたことのような気がしますが、要は何でもかんでもオンラインカレンダーで管理するということです。

オンラインカレンダーの利点14個

まず手始めにオンラインカレンダーの利点を挙げてみましょう。

  1. 複数のディバイス(携帯、タブレットやパソコンなど)間を自動で同期
  2. 壁掛けカレンダーやシステム手帳より持ち運びに便利
  3. 複数のカレンダーを一つのカレンダーサービスで1箇所で管理可能
  4. カレンダーの表示/非表示を切り替えるだけで、知りたい情報だけ閲覧可能
  5. カレンダー表示がボタン一つで切り替え可能(1日ごと、週間、半月、月間、年間)
  6. 繰り返す予定の入力が設定一つで可能
  7. カレンダーを友達や家族と簡単にシェア可能
  8. カレンダーをシェアした相手のアクセスを制限可能(読むだけ、編集も可能、などのオプション)
  9. 予定以外にも、住所やウエブサイトのアドレス、メモなどを追加可能
  10. 情報登録後はそのリンクをクリックするだけで、地図アプリや電話などが開くので、行動するのが簡単
  11. 無料で祝日などの自動配信カレンダーを追加できる
  12. 紙の手帳と違い、紛失してしまうことがない
  13. オンラインサービス(私の使用しているのはGoogleカレンダー)は無料
  14. 探したい予定が検索で一発で見つけられる

こんな素晴らしいツールを活用しない手はないですね。

オンラインカレンダーをあまり使ったことのない方向けに、利点を一つづつ説明したいと思います。が、その記事は長くなりそうな気配がするので、別の機会にしましょう。テクノロジーに詳しい方やオンラインカレンダーに慣れている方は、気にせずそのまま進んでください。

カレンダーをなめてはいけません!スケジュール管理以外にも使い方が満載

私のオンラインカレンダーの使用環境

本題に入る前に、私のカレンダー仕様環境を簡単に説明しておきます。私はGoogleカレンダーをずっと使用しています。品質にも保証があるので安心できます。Googleカレンダーは、携帯(iPhone)のiCalアプリと、ノートブックのサファリブラウザからアクセスしています。どのオンラインカレンダーを使うか、どのディバイスを使うかはあなた次第です。

オンラインカレンダー(Googleカレンダー)には複数のカレンダーを作成できる機能がついています。私は何と、目的別に作った10個以上のカレンダーを駆使しています。このカレンダーを使い分けることで、様々な目的に対応することが簡単になります

オンラインカレンダーを活用/代用できる11のこと

カレンダーという概念にとらわれなければ、カレンダーはそれ以上の効果を発揮します。私はオンラインカレンダーを、スケジュール管理以外にもこんな方法で使っています。

  1. 一般的なスケジュール帳
  2. やることリスト
  3. 人生の目標管理や進捗確認ツール
  4. 簡易メモ
  5. リマインダー
  6. 日々の行動や健康状態の記録簿
  7. 仕事のプロジェクト管理システム
  8. 食事の計画表
  9. 買い物リスト
  10. 家族とのメッセージボード
  11. 天気や祝日などのチェック
  12. 過去の行動の覚え書き

色々な機能や使い方を1つのモノに集約できるって、最近のトレンドのミニマリズム、断捨離にもなって嬉しい限りです。

オンラインカレンダー活用実例

上記の11点のオンラインカレンダーの活用方法を、順を追って説明していきます。

1:一般的なスケジュール帳、カレンダー

これは例えば「来週の火曜日の午後1時に歯医者」とか、「来月末の3連休は旅行」っといった、いわゆる一般的なカレンダー利用方法です。

常に持ち歩いている携帯にスケジュールが入っていると、例えば歯医者に行ったその場で予定を確認し、次回の予約ができて便利です。

一方、スケジュール帳やカレンダーを持ち歩いていない場合。一度家に帰って、壁にかけてあるカレンダーを確認し、どこかに仕舞い込んだアドレス帳を発掘してきて歯医者の電話番号を探す。でもアドレス帳には歯医者の電話番号は未記入なことにイラだち、でも「あ、そういえば診察券を見れば電話番号が書いてあるじゃん」とひらめき、カバンの中に埋まっているお財布を見つけてきて、ようやく歯医者に電話をかけたけど、昼休み中で誰も電話に出ず、また次の日にかけ直さないといけない。こんなことがあった日にはストレスレベルが100跳ね上がります。

その場でスケジュールを確認できて予定が入れられることで、これだけの手間と時間とエネルギーが節約できます。必須です。

2:やることリスト

以前はやることのリストを紙に書いて持ち歩いたり、パソコンのメモ帳に別途保存していたり。付箋紙や、やることリスト管理のアプリを使用したこともあります。

でも、これってやるべきことが大量にあって、終わっても、チェックマークをつけても、それもつかの間。次々にやることが溜まっていき、やることに振り回されてストレス増加の要因にしかなりません。人生はやるべきことばかりにフォーカスして過ごすべきではないでしょう

おすすめな対策は、その日ごとにやることを割り振り、少しづつやるべきことを片付けていくシステムです。これで、やることが単なる「リスト」から「スケジュール」に進化します。そして、やることが片付いた後は達成感を味わえます。そして次の日まで他にやることには手をつけません。これでリラックスできます。

では、実際にどうカレンダーを使うかご説明します。まず自分だけが見るカレンダーを用意し、そこにやることを記入していきましょう。例えば、「美容院に電話で予約する」だったり「車の掃除をする」だったり。その日の他の予定と吟味し、スケジュール的に可能な日に入れておきましょう。

後ほど、その日に割り振ったやることが完了したら、完了した予定の「1日の予定」のチェックを外し、実際に作業をした時間に変更します。単純に削除してしまってもいいのですが、こうした方が達成感があったり、後ほどあれはいつやったかなど知りたくなった時に、検索で見つけることができるので便利です。

もしその予定を立てた日に作業ができなかった場合などは単純に、次の日や他に都合のあう日にドラッグ&ドロップで予定を移動します。これでやることの取りこぼしもありません。

是非みなさんも一度、この方法をお試しください!ものすごく効率的に物事をこなせます。

3:人生の目標管理

これは、2)のやることリストの延長的な使い方です。

自分の目標達成のためのやることを、一週間ごとにリストアップし、スケジュールと合わせて割り振ります。そして一週間の終わりに反省&次週のプランニングをします。これは、名著「7つの週間」にあるアドバイスを参考にした方法です。目標の立て方は一週間単位でしましょう。

なぜ一週間単位かというと、長い期間を目標の締め切りにすると、途中でうまくいかなくなった場合、見返すことがなくダラダラと時間を無駄にしてしまいます。逆に1日単位だと、プランニングとチェックの頻度が多すぎて不効率です。そういう理由です。

では、実際にどう使用するかご説明します。上述の2)のやることカレンダーを使用します。そして、例えば自分の目標が英語の勉強をするの場合「英語の教材を購入する」だったり、もう少し健康に配慮したいなっと思ったら「気になる健康法についてリサーチする」だったり。気軽に目標に対してとりたいアクションを入力していきます。日にちは、今日が月曜で今週の予定を立てる場合、とりあえず次週の月曜日に仮に入力しておきます

そして、カレンダー表示を2週間単位にし、次週の月曜に仮入力したやることの予定を、今週の他の予定と吟味し、それぞれ都合の合う日に移動させていきます。これで入力は完了です。ばっちりです。スケジュールに入りきらないやることは、そのまま次週の月曜日に保留入力したままにしておきます。

上述の2)と同様、予定が実行できなかった時は、他に都合のあう日にドラッグ&ドロップで予定を移動します。なんかやる気の起きない作業など、結構の頻度で毎日動かしたりもしてしまいますが…。そんな時は、そのやること自体を再度考え直し、本当にやる必要があるのか、それとも本当は他のことをしたいのかなど吟味し、入力し直すか削除します

自分の習慣にしたい毎日の行動も、リピート機能を活用してカレンダーに入力しています。例えば私は、毎朝6時すぎにおきて、8時の朝食の時間までを、クリエイティブな仕事の時間に当てています。これは「自分でビジネスを始めて成功したい」という大きな目標の行動事項です。そのスケジュールをカレンダーに、毎朝6−8時のリピートの予定として入力しています。

これで、1日のうち決まった時間を確保でき、また決めた通りに実行できなかった場合、週間予定の反省&計画タイムに見直すことができます。

達成したいなと思う目標を、実際の行動にブレイクダウンし、いつ行動するのかと決めること。そして週ごとに見直す。この過程を毎週こなしていくだけで、数ヶ月後、しいては1年後の進歩具合には、皆さんご自身も驚かれることでしょう。ぜひ活用してみてください。

4:簡易メモ

例えば出先で「これをやっておきたいな」と思ったりしたこととか、「美味しいお店があるよ」と教えてもらった時とか、ちょこっとメモをしたい時に、仮のカレンダーの予定を作成し入力しておきます。

そのあと、家に帰ってからパソコンで情報を整理して、きちんと記入し直します。携帯とパソコン間を自動同期してくれるので、とりあえず入力しておいて、後から見返すのに便利です

5:リマインダー

これは、ゴミ出しの日や、3)でご紹介した週間プランの計画時間など、繰り返し行わないといけないことで、うっかり忘れそうなことを入力しておきます。特に、ゴミ出しの日などはご家族の方とカレンダーを共有しておくと、どちらかが忘れてももう一方が覚えていたりなど、なにかと便利です。

6:日々の行動や健康状態の記録簿

これは、最近多用している使い方です。

お恥ずかしい話、長いこと私は便秘で悩んでいました。ある時、便秘の解消法を色々と読み漁り、トライしてみました。

でも実際どれくらいの頻度で用を足しているのかわからないと思い「健康」カレンダーを作成し、トイレに行った日をカレンダーに記入し始めました。またその時の状態も詳細で追加しました。記入するという習慣をつけることで、自分の体調に注意を払うことができて良いです。

7:仕事のプロジェクト管理システム

「仕事」カレンダーを作成し、仕事の締め切りや、工数などを入力して使用しています。

プライベートの予定を立てる時など、仕事の予定と合わせて一目で見渡せるのが素晴らしいです。また、仕事の予定だけを見たい時など、他のカレンダーを全て非表示にするとみやすくなります。

8:食事の計画表

主婦の方には面倒な食事の計画。私は週の初めに1週間分の献立を決めてしまい、「食事」カレンダーに入力し、これを家族と共有しています。3)の週間予定のプランニングと同時に一気に決めてしまいます。

カレンダーには、主菜の種類ごとに、肉の日は「 M」、魚の日は「F」、野菜類の日は「V』と記入し、偏りがないようにチェックします。といっても、その日にちょうど食材が売り切れていて入手できなかったり、急な都合で外食になったりと変更はよくあります。その場合は、次の週などにドラッグ&ドロップするだけで完了です。

この方法にしてから、買い物もスムーズになり、家族の予定などと兼ね合わせ食事の計画を立てられるので、とても便利です。家族もその日の夕飯が何かわかり、重宝しているようです。お試しアレ!

9:家族との予定共有やメッセージボード

私個人の予定は、私用のカレンダーを作成し、それを家族で共有しています。上記の1)にあたります。

それとは別に、「家族」のカレンダーも多用しています。これは共有メンバーが、閲覧と編集の両方可能な設定です。家族と一緒に出かける予定や、作業することなどを記入します。これは絶妙なコミュニケーション方法になっています。例えば「来週一緒に水曜日ランチしよう」と決めた場合、その場でスケジュールに入力します。

一緒に生活する家族以外にも、最近になって、親戚一同を含めた12人が共有するカレンダーも作りました。

車で数時間するところに住んでいる親戚がいるのですが、今までは前日や当日になって予定を立てたり慌ただしいのが正直な現状でした。それを解消しようと、共有カレンダーにトロントに来る日程が決まってる予定を数ヶ月後まで入力してもらいました。同様に、私たちがその親戚の家に遊びに行く予定を、カレンダーに入力。これで、計画を立てるのがとても楽になりました。

でも、この使い方の凄みは、さらに上を行きます。

旦那さん、奥さんにやっておいて欲しいことがある場合。その要件をスケジュールにしてしまって、相手のカレンダーに追加してしまいます。(ほとんどの場合、口頭でも追って説明しますが。)これで、「忘れた」や、「聞いてない」の言い逃れはもうできません

これは、旦那が色々と忙しく、小さなお願い事は比較的忘れやすいので、とっても重宝しています。私には手の届かないところにある「時計の電池を変える」とか、「帰り道にお店で挽肉を買ってくる」などなど、小さいけれど、でもお願いできたらすごい助かるお願い事を共有するのにぴったりです。

10:買い物リスト

上記9)の家族との予定共有を、もう一歩踏み入れ、各スケジュールのメモ欄を活用する使い方です。

例えば家族と買い物に行くことが決まっている日に、「家族」のカレンダーにとりあえず、「買い物」っと予定を書いて共有します。その後、メモ欄に書いたいもののリストを入力します。その予定は家族と瞬時に同期されるので、他のメンバーが買い足したいものなどあったら、その都度予定に簡単に追加できます。

そして、買い物の日は携帯を持って出発するだけでオーケーす。お店に着いたら携帯の買い物の予定をクリックし詳細を表示すると、みんなで共有した買い物リストが出てきます。とっても便利です。

ただ一つだけ。家族の誰かが間違えて削除してしまったりすると、リストごとなくなってしまいます。そのことのないように注意しましょう

11:天気や祝日などのチェック

色々とある便利なカレンダーを活用してみましょう。

他のカレンダーの追加(左側の「+」マーク)ー>「関心のあるカレンダーを探す」とクリックすると、祝日やスポーツ、その他の配信されるカレンダーが一覧で出て来ます。気に入ったものを追加して見ましょう。

ちなみに私はカナダと日本の祝日カレンダーを追加しています。以前は天気予報を教えてくれるカレンダーもあって活用していたのですが、現在(2018年4月)は見当たりませんん。

12:過去の行動の覚え書き

くどくどと随分長くカレンダーの使い方について語って来ましたが、これで最後です。

上記の様々な日常の行動パターンや、家族との活動、しいては毎日の食事、健康状態をカレンダーに入力しておくと、あとでいつ何したかチェックしたいときに役立ちます

例えば私は特に、家計簿をつけている時、どこのお店か覚えのない出費のあった場合に、その日までさかのぼってカレンダーを確認し、その日の行動を見返すことで出費の確認をするのに重宝しています。また最後に猫のトイレを掃除したのがいつかな?、なんていう場合もこのカレンダーの出番です。

1箇所に色んな情報が集結しているのって、とても便利ですね。色々と設定など面倒と思うかもしれませんが、数個のカレンダーから徐々に増やしていって、使い勝手が良いよう自分で工夫していけるといいですね。

スケジュール管理する時に気をつけたいこと

次にちょこっと、スケジュール管理するときに注意しておきたい点をご説明します。

移動時間も含める

場所の移動が必要な予定の場合、その移動時間も考慮しておきましょう。あとであたふたしてしまわないように!移動時間もカレンダーに入力してしまっても良いでしょう。

重要なことは朝、夜はクールダウン

頭がよく動き創造的な仕事にぴったりなのは朝だとよく言われます。自分の目標の達成に必要な勉強だったり、趣味だったり。そういうことは朝早起きして済ませてしまうと、残りの1日がとても気持ちよく過ごせます。一日中「これしなきゃ」っと思い悶々と過ごすのではなく、「もう大事なことはやり終えた!」っと実感できて自分に自信がつきます

ジョギングなどの健康にまつわることも、朝時間を確保して実践したい事柄ですね。朝の清々しい空気に触れ、良い気分になれます。朝に太陽の光を浴びることで、体内時計がリセットされるので、夜の寝つきもよくなるので一石二鳥です。

優先順位を考慮する

やることリストをカレンダーに入力して行く際、大事なことから順に、最初に都合のつく日にちに入れましょう。どうでも良い細かいことや、行動が簡単なことをこなしたい気持ちもありますが、ここはグッとこらえて大事なことから行なっていきます。

行動を習慣にする

カレンダーのリピート機能を活用し、習慣にしたい行動を毎日のカレンダーに入力しましょう。人の習慣が形成されるのは21日かかる、いやはや49日、66日かかる、など様々な説があります。気長に行動をリピートして、その行動をしないと「何かスッキリしないなー」位の状態になるといいですね。「歯磨きしないと、あれ気持ち悪いな」みたいな感覚です。

心が変われば行動が変わる。行動が変われば習慣が変わる。習慣が変われば人格が変わる。人格が変われば運命が変わる。(ウィリアムジェームズの格言)

行動してみようと思う心構え。この記事を読んでくださってる方なら、もう心構えはバッチリなはずです。あとは、実際の行動に移すだけです。

予定を詰め込みすぎない

やることが溜まっている時など、いっぱい1日にやることを入れ過ぎてしまいます。でも要注意。燃え尽きてしまわないように、少しずつ着実に予定をこなしていきましょう。千里の道も1歩からといいますね。

人生を整理して、もっとエンジョイ!

溢れ出る情報を一元管理でき、周りとも簡単に共有できるカレンダーって素晴らしいです。

皆様もオンラインカレンダーの恩恵で、効率的でストレスフリーな素晴らしい毎日が送れますように!