2018.04.16 2020.02.29 ライフスタイル

夢が叶うオンラインカレンダー利用法！スケジュール管理の秘訣

グーグルカレンダーで夢が叶う☆目標達成とスケジュール管理の方法

「カレンダーは所詮カレンダーに過ぎない」と思いますか？

家族の誕生日を加えて、ところどころに今月の予定を加えれば、なんとなく達成した気分になります。

「スケジュールに束縛されるのではなく、自由になるがままに生きるのが幸せの秘訣」とスケジュール管理を全否定した時期もあります。

でもタスクに振り回され、1日の終わりに疲れて何も達成してない自分に苛立ったり。

このオンラインカレンダー（Googleカレンダー）を使ったスケジューリングと目標管理の方法を始めてから、劇的に目標が達成できるようになりました。

夢が叶うオンラインカレンダー利用法

夢も次々と叶うようになりました。

予定を忘れて困ったりすることもなくなり、家族との連絡ミスによるストレスも激減しました。

是非皆さんと共有したいなと常々思ってた、ちょっと一風変わったオンラインカレンダーを使ったスケジュール管理と目標達成をご紹介します。

「時間の主人になる」オンラインカレンダー利用術

会社、友達、個人のスケジュール。個人の目標管理、日記、会社のプロジェクト管理表…

現代人の日常生活は大量の情報がなだれ込み、情報を整理するツールで溢れかえっています。

どう情報を整理し、時間に管理されるのではなく「自分が時間を管理する立場」に立つか？

２１世紀の大きな課題です。

情報過多の毎日を制覇し能動的に行動できる人こそが、自分の夢を叶えハッピーな人生を送れます。

オンラインカレンダーの効果的な使い方

色々な方法を試行錯誤し最終的に行き着いた、オンラインカレンダーを使った「予定＆タスク＆人＆目標」を一括管理するシステム。

ポイントは以下の5点。

  1. 携帯とパソコンのカレンダーを共有する。
  2. 目的別に複数のカレンダーを用意する。
  3. やりたい事（TODOリスト）はカレンダーイベントで入力し、どんどん日にちを割り振る。
  4. 家族用のカレンダーを作って共有し、情報伝達に使う。
  5. 進捗状況や来週の予定を計画するカレンダーイベントを毎週繰り返し入れる。

全て５つする必要はありません。１つでもご自分のライフスタイルに合う方法を取り入れるだけで、効率アップは間違えありません。

本題に入る前に、私のカレンダー仕様環境を簡単に説明しておきます。

筆者のオンラインカレンダー使用環境

私はGoogleカレンダーをずっと使用しています。Googleカレンダーは、携帯（iPhone）のiCalアプリと、マックのノートブパソコンのブラウザ（クロム）からアクセスします。

オンラインカレンダー（Googleカレンダー）には複数のカレンダーを作成できる機能があります。

私は目的別に作った１０個以上のカレンダーを駆使しています。

オンラインカレンダーの使い方：全貌

オンラインカレンダーでスケジュール管理以上の使い方をしよう！

オンラインカレンダーでできる１２のこと

カレンダーという概念にとらわれなければ、カレンダーはそれ以上の効果を発揮します。

  1. やることリスト
  2. 人生の目標管理や進捗確認ツール
  3. 簡易メモ
  4. 一般的なスケジュール帳
  5. リマインダー
  6. 日々の行動や健康状態の記録簿
  7. 仕事のプロジェクト管理システム
  8. 食事の計画表
  9. 買い物リスト
  10. 家族とのメッセージボード
  11. 天気や祝日などのチェック
  12. 過去の行動の覚え書き

全てを１つに集約できるので、最近のトレンドの断捨離にもなって嬉しい限りです。

オンラインカレンダー活用実例

上記の１２点のオンラインカレンダーの活用方法を、順を追って説明します。

1：やることリスト

以前はやることリストを紙に書いて持ち歩いたり、パソコンのメモ帳に別途保存していました。付箋紙や、やることリスト管理のアプリを使用したこともあります。

やるべきことが大量にあって、終わっても、チェックマークをつけても、それもつかの間。次々にやることが溜まります。

やることに振り回されてストレスは増える一方。

人生はやるべきことばかりにフォーカスして過ごすべきではありません。

ではどうすれば良いか？

日ごとにやることを割り振り、少しづつタスクを片付けていく事。

やることが単なる「リスト」から「スケジュール」に進化します。

やることが片付いた後は達成感を味わえます。

次の日まで他にやることには手をつけません。これでリラックスできます。

実際にどうカレンダーを使うのか？

自分だけが見るカレンダーを用意し、そこにやることを記入しましょう。例えば、「美容院に電話で予約する」だったり「車の掃除をする」だったり。

他の予定と吟味し、スケジュール的に可能な日に入れておきましょう。

後日、やることが完了したら、予定の「1日の予定」のチェックを外し、実際に作業をした時間に変更します。

オンラインカレンダー使い方：タスク管理

単純に削除してしまってもいいのですが、こうした方が後日いつやったかなど知りたくなった時に、検索で見つけることができるので便利です。

もし予定を立てた日に作業ができなかった場合は、次の日や他に都合のあう日にドラッグ＆ドロップで予定を移動します。やることの取りこぼしもありません。

是非みなさんも一度、この方法をお試しください！ものすごく効率的に物事をこなせます。

2：目標管理

１）のやることリストの延長的な使い方です。

目標達成のためにやることを、週ごとにリストアップし、スケジュールと合わせて割り振ります。一週間の終わりに反省＆次週のプランニングをします。

目標の立て方は一週間単位でしましょう。なぜ一週間単位か？

一ヶ月を目標の締め切りにすると、途中で挫折した場合、そのままだらだらと時間の無駄、

逆に1日単位だと、プランニングとチェックの頻度が多すぎて不効率だからです。

実際にどうカレンダーを使うのか？

上述の１）のやることカレンダーを使用します。

目標が英語の勉強をするの場合「英語の教材を購入する」だったり、もう少し健康に配慮したいなっと思ったら「気になる健康法についてリサーチする」だったり。

気軽に目標に対してとりたいアクションを入力します。日にちはとりあえず予定を立てる日に仮に入力ます。

カレンダー表示を週単位にし、仮入力した予定をドラッグ＆ドロップで都合の合う日に移動します。

スケジュールに入りきらないやることは、次週の予定を立てる日に保留しておきます。

上述の１）と同様、予定が実行できなかった時は、次に都合のあう日にドラッグ＆ドロップで予定を移動します。

先延ばししてしまう場合はどうするか？

なんとなくやる気の起きない作業など、結構の頻度で毎日動かしてしまいます。

そんな時は、本当にやる必要があるのか？当は他のことをしたいのか？と冷静に考え直します。

予定を変更するか、思い切って削除します。

習慣にしたい行動もカレンダーで管理！

習慣にしたい毎日の行動も、オンラインカレンダーのリピート機能を活用して入力。

例えば筆者は、毎朝６時におきて、８時の朝食の時間までを、クリエイティブな仕事の時間に当てています。

スケジュールをカレンダーに、毎朝６−８時のリピートの予定として入力しています。

1日のうち決まった時間を確保でき、決めた通りに実行できなかった場合、週間予定の反省＆計画タイムに見直せます。

目標を実際の行動にブレイクダウン→いつ行動するのか決める→週ごとに見直す。

この過程を毎週こなしていくだけで、数ヶ月後、しいては１年後の進歩具合に、皆さんご自身も驚かれることでしょう。

3：簡易メモ

例えば出先で「これをやっておきたいな」と思ったりしたこととか、「美味しいお店があるよ」と教えてもらった時とか。

ちょこっとメモをしたい時に、カレンダーに予定として仮入力します。

そのあと、家に帰ってからパソコンで情報を整理しきちんと記入し直します。

携帯とパソコン間を自動同期してくれるので、とりあえず入力しておいて、後から見返すのに便利です。

4：リマインダー

ゴミ出しの日や、２）でご紹介した週間プランの計画時間など、繰り返し行わないといけないことで、うっかり忘れそうなことを入力しておきます。

特に、ゴミ出しの日などはご家族の方とカレンダーを共有しておくと、どちらかが忘れてももう一方が覚えていたりなど、なにかと便利です。

5：一般的なスケジュール帳、カレンダー

「来週の火曜日の午後１時に歯医者」とか、「来月末の３連休は旅行」っといった、いわゆる一般的なカレンダー利用方法です。

常に持ち歩いている携帯にスケジュールが入っていると、例えば歯医者に行ったその場で予定を確認し、次回の予約ができて便利です。

スケジュール帳やカレンダーを持ち歩いていない場合。一度家に帰って、壁にかけてあるカレンダーを確認し、どこかに仕舞い込んだアドレス帳を発掘し歯医者の電話番号を探す。アドレス帳には歯医者の電話番号は未記入なことにイラだち、「そういえば診察券を見れば電話番号が書いてあるじゃん」とひらめき、カバンの中に埋まっているお財布を見つけ、ようやく歯医者に電話をかけたけど、昼休みで誰も電話に出ず、次の日にかけ直す。ストレスフルですね。

その場でスケジュールを確認して予定を入れる。莫大な手間と時間が節約できます。

６：日々の行動や健康状態の記録簿

お恥ずかしい話、長いこと私は便秘で悩んでいました。

実際どれくらいの頻度で用を足しているのかわからないと思い「健康」カレンダーを作成し、トイレに行った日をカレンダーに記入し始めました。

記入するという習慣をつけることで、自分の体調に注意を払うことができて良いです。

７：仕事のプロジェクト管理システム

「仕事」カレンダーを作成し、仕事の締め切りや、工数などを入力して使用します。

プライベートの予定を立てる時など、仕事の予定と合わせて一目で見渡せるので重宝します。

仕事の予定だけを見たい時など、他のカレンダーを全て非表示にするとみやすくなります。

８：食事の計画表

毎日面倒な食事の計画。週の初めに１週間分の献立を決めてしまい、「食事」カレンダーに入力し、家族と共有します。

２）の週間予定のプランニングと同時に一気に決めてしまいます。

カレンダーには、主菜の種類ごとに、肉の日は「 M」、魚の日は「F」、野菜類の日は「V』と記入し、偏りがないようにチェックします。

その日にちょうど食材が売り切れていて入手できなかったり、急な都合で外食になったりと変更はよくあります。その場合は、次の週などにドラッグ＆ドロップするだけ。

この方法にしてから、買い物もスムーズになり、家族の予定などと兼ね合わせ食事の計画を立てられるので、とても便利になりました。家族もその日の夕飯が何かわかり、重宝しているようです。

９：家族との予定共有やメッセージボード

オンラインカレンダーの設定の一つに共有カレンダーがあります。共有したユーザーが、閲覧と編集の両方可能な設定にします。

家族と一緒に出かける予定や、作業することなどを記入します。

例えば「来週一緒に水曜日ランチしよう」と決めた場合、スケジュールに入力します。

この使い方の凄みは、さらに上を行きます。

旦那さん、奥さんにやっておいて欲しいことがある場合。

要件をスケジュールにて、相手のカレンダーに追加します。

旦那が色々と忙しく、小さなお願い事は比較的忘れやすいので、とっても重宝しています。

私には手の届かないところにある「時計の電池を変える」とか、「帰り道にお店で挽肉を買ってくる」など、小さいけれど、でもお願いできたらすごい助かる事を共有するのにぴったり。

１０：買い物リスト

上記９）の家族との予定共有を、もう一歩踏み入れ、各スケジュールのメモ欄を活用する使い方です。

例えば家族と買い物に行くことが決まっている日に、「家族」のカレンダーにとりあえず、「買い物」っと予定を書いて共有します。その後、メモ欄に書いたいもののリストを入力します。その予定は家族と瞬時に同期されるので、他のメンバーが買い足したいものなどあったら、その都度予定に簡単に追加できます。

そして、買い物の日は携帯を持って出発するだけでオーケーす。お店に着いたら携帯の買い物の予定をクリックし詳細を表示すると、みんなで共有した買い物リストが出てきます。とっても便利です。

ただ一つだけ。家族の誰かが間違えて削除してしまったりすると、リストごとなくなってしまいます。そのことのないように注意しましょう。

１１：天気や祝日などのチェック

オンラインカレンダーには、購読できる便利なカレンダーがたくさんあります。

他のカレンダーの追加（左側の「＋」マーク）ー＞「関心のあるカレンダーを探す」とクリックすると、祝日やスポーツ、その他の配信されるカレンダーが一覧で出て来ます。気に入ったものを追加しましょう。

私はカナダと日本の祝日カレンダーを追加しています。以前は天気予報を教えてくれるカレンダーもあって活用していました。

１２：過去の行動の覚え書き

上記の様々な日常の行動パターンや、家族との活動、毎日の食事、健康状態をカレンダーに入力しておくと、あとでいつ何したかチェックしたいときに役立ちます。

家計簿をつけている時、覚えのない出費のあった場合、その日までさかのぼってカレンダーを確認。その日の行動を見返すことで出費の確認をするのに重宝します。

最後に猫のトイレを掃除したのがいつかな？、なんていう場合もこのカレンダーの出番です。

１箇所に全ての情報が集結していて便利です。

設定など面倒かもしれませんが、数個のカレンダーから徐々に増やしていって、使い勝手が良いよう自分で工夫してみてください。

スケジュール管理する時に気をつけたいこと

スケジュール管理するときに注意しておきたい点を少し説明します。

移動時間も含める

場所の移動が必要な予定の場合、移動時間も考慮しておきましょう。

あとであたふたしてしまわないように、移動時間もカレンダーに入力しても良いでしょう。

重要なことは朝、夜はクールダウン

頭がよく動き創造的な仕事にぴったりなのは朝だとよく言われます。

目標の達成に必要な勉強や作業は朝早起きして済ませてしまうと、残りの1日がとても気持ちよく過ごせます。

一日中「これしなきゃ」っと思い悶々と過ごすのではなく、「もう大事なことはやり終えた！」っと実感できて自信がつきます。

ジョギングなどの健康にまつわることも、朝時間を確保して実践したい事柄ですね。朝の清々しい空気に触れ、良い気分になれます。

朝に太陽の光を浴びることで、体内時計がリセットされるので、夜の寝つきもよくなるので一石二鳥です。

優先順位を考慮する

やることリストをカレンダーに入力して行く際、大事なことから順に、最初に都合のつく日にちに入れましょう。

どうでも良い細かいこと、簡単な作業をこなしたい気持ちもありますが、ここはグッとこらえて大事なことから行なっていきます。

行動を習慣にする

カレンダーのリピート機能を活用し、習慣にしたい行動を毎日のカレンダーに入力しましょう。

人の習慣が形成されるのは21日、いやはや49日、66日かかる、など様々な説があります。

気長に行動をリピートして、逆に行動をしないと「何かスッキリしないなー」位の状態になるといいですね。「歯磨きしないと、あれ気持ち悪いな」みたいな感覚です。

心が変われば行動が変わる。

行動が変われば習慣が変わる。

習慣が変われば人格が変わる。

人格が変われば運命が変わる。

（ウィリアムジェームズの格言）

行動してみようと思う心構え。この記事を読んでくださってる方なら、もう心構えはバッチリなはずです。あとは、実際の行動に移すだけです。

予定を詰め込みすぎない

やることが溜まっている時など、いっぱい1日にやることを入れ過ぎてしまいます。燃え尽きてしまわないように要注意。

少しずつ着実に予定をこなしていきましょう。千里の道も１歩から。

人生を整理して、もっとエンジョイ！

溢れ出る情報を一元管理でき、周りとも簡単に共有できるオンラインカレンダーは素晴らしいです。

皆様もオンラインカレンダーの恩恵で、効率的でストレスフリーな素晴らしい毎日が送れますように！