夢が叶うオンラインカレンダー利用法！スケジュール管理の秘訣

「時間の主人になる」オンラインカレンダー利用術

会社、友達、個人のスケジュール。個人の目標管理、日記、会社のプロジェクト管理表…

現代人の日常生活は大量の情報がなだれ込み、情報を整理するツールで溢れかえっています。

どう情報を整理し、時間に管理されるのではなく「自分が時間を管理する立場」に立つか？

２１世紀の大きな課題です。

情報過多の毎日を制覇し能動的に行動できる人こそが、自分の夢を叶えハッピーな人生を送れます。

オンラインカレンダーの効果的な使い方

色々な方法を試行錯誤し最終的に行き着いた、オンラインカレンダーを使った「予定＆タスク＆人＆目標」を一括管理するシステム。

ポイントは以下の5点。

1. 携帯とパソコンのカレンダーを共有する。
2. 目的別に複数のカレンダーを用意する。
3. やりたい事（TODOリスト）はカレンダーイベントで入力し、どんどん日にちを割り振る。
4. 家族用のカレンダーを作って共有し、情報伝達に使う。
5. 進捗状況や来週の予定を計画するカレンダーイベントを毎週繰り返し入れる。

全て５つする必要はありません。１つでもご自分のライフスタイルに合う方法を取り入れるだけで、効率アップは間違えありません。

本題に入る前に、私のカレンダー仕様環境を簡単に説明しておきます。

オンラインカレンダー（Googleカレンダー）には複数のカレンダーを作成できる機能があります。

私は目的別に作った１０個以上のカレンダーを駆使しています。

オンラインカレンダーでスケジュール管理以上の使い方をしよう！

オンラインカレンダーでできる１２のこと

カレンダーという概念にとらわれなければ、カレンダーはそれ以上の効果を発揮します。

1. やることリスト
2. 人生の目標管理や進捗確認ツール
3. 簡易メモ
4. 一般的なスケジュール帳
5. リマインダー
6. 日々の行動や健康状態の記録簿
7. 仕事のプロジェクト管理システム
8. 食事の計画表
9. 買い物リスト
10. 家族とのメッセージボード
11. 天気や祝日などのチェック
12. 過去の行動の覚え書き

全てを１つに集約できるので、最近のトレンドの断捨離にもなって嬉しい限りです。

オンラインカレンダー活用実例

上記の１２点のオンラインカレンダーの活用方法を、順を追って説明します。

1：やることリスト

以前はやることリストを紙に書いて持ち歩いたり、パソコンのメモ帳に別途保存していました。付箋紙や、やることリスト管理のアプリを使用したこともあります。

やるべきことが大量にあって、終わっても、チェックマークをつけても、それもつかの間。次々にやることが溜まります。

やることに振り回されてストレスは増える一方。

人生はやるべきことばかりにフォーカスして過ごすべきではありません。

ではどうすれば良いか？

日ごとにやることを割り振り、少しづつタスクを片付けていく事。

やることが単なる「リスト」から「スケジュール」に進化します。

やることが片付いた後は達成感を味わえます。

次の日まで他にやることには手をつけません。これでリラックスできます。

実際にどうカレンダーを使うのか？

自分だけが見るカレンダーを用意し、そこにやることを記入しましょう。例えば、「美容院に電話で予約する」だったり「車の掃除をする」だったり。

他の予定と吟味し、スケジュール的に可能な日に入れておきましょう。

後日、やることが完了したら、予定の「1日の予定」のチェックを外し、実際に作業をした時間に変更します。

単純に削除してしまってもいいのですが、こうした方が後日いつやったかなど知りたくなった時に、検索で見つけることができるので便利です。

もし予定を立てた日に作業ができなかった場合は、次の日や他に都合のあう日にドラッグ＆ドロップで予定を移動します。やることの取りこぼしもありません。

是非みなさんも一度、この方法をお試しください！ものすごく効率的に物事をこなせます。

4：リマインダー

ゴミ出しの日や、２）でご紹介した週間プランの計画時間など、繰り返し行わないといけないことで、うっかり忘れそうなことを入力しておきます。

特に、ゴミ出しの日などはご家族の方とカレンダーを共有しておくと、どちらかが忘れてももう一方が覚えていたりなど、なにかと便利です。

5：一般的なスケジュール帳、カレンダー

「来週の火曜日の午後１時に歯医者」とか、「来月末の３連休は旅行」っといった、いわゆる一般的なカレンダー利用方法です。

常に持ち歩いている携帯にスケジュールが入っていると、例えば歯医者に行ったその場で予定を確認し、次回の予約ができて便利です。

スケジュール帳やカレンダーを持ち歩いていない場合。一度家に帰って、壁にかけてあるカレンダーを確認し、どこかに仕舞い込んだアドレス帳を発掘し歯医者の電話番号を探す。アドレス帳には歯医者の電話番号は未記入なことにイラだち、「そういえば診察券を見れば電話番号が書いてあるじゃん」とひらめき、カバンの中に埋まっているお財布を見つけ、ようやく歯医者に電話をかけたけど、昼休みで誰も電話に出ず、次の日にかけ直す。ストレスフルですね。

その場でスケジュールを確認して予定を入れる。莫大な手間と時間が節約できます。

６：日々の行動や健康状態の記録簿

お恥ずかしい話、長いこと私は便秘で悩んでいました。

実際どれくらいの頻度で用を足しているのかわからないと思い「健康」カレンダーを作成し、トイレに行った日をカレンダーに記入し始めました。

記入するという習慣をつけることで、自分の体調に注意を払うことができて良いです。

７：仕事のプロジェクト管理システム

「仕事」カレンダーを作成し、仕事の締め切りや、工数などを入力して使用します。

プライベートの予定を立てる時など、仕事の予定と合わせて一目で見渡せるので重宝します。

仕事の予定だけを見たい時など、他のカレンダーを全て非表示にするとみやすくなります。

８：食事の計画表

毎日面倒な食事の計画。週の初めに１週間分の献立を決めてしまい、「食事」カレンダーに入力し、家族と共有します。

２）の週間予定のプランニングと同時に一気に決めてしまいます。

カレンダーには、主菜の種類ごとに、肉の日は「 M」、魚の日は「F」、野菜類の日は「V』と記入し、偏りがないようにチェックします。

その日にちょうど食材が売り切れていて入手できなかったり、急な都合で外食になったりと変更はよくあります。その場合は、次の週などにドラッグ＆ドロップするだけ。

この方法にしてから、買い物もスムーズになり、家族の予定などと兼ね合わせ食事の計画を立てられるので、とても便利になりました。家族もその日の夕飯が何かわかり、重宝しているようです。

９：家族との予定共有やメッセージボード

オンラインカレンダーの設定の一つに共有カレンダーがあります。共有したユーザーが、閲覧と編集の両方可能な設定にします。

家族と一緒に出かける予定や、作業することなどを記入します。

例えば「来週一緒に水曜日ランチしよう」と決めた場合、スケジュールに入力します。

この使い方の凄みは、さらに上を行きます。

旦那さん、奥さんにやっておいて欲しいことがある場合。

要件をスケジュールにて、相手のカレンダーに追加します。

旦那が色々と忙しく、小さなお願い事は比較的忘れやすいので、とっても重宝しています。

私には手の届かないところにある「時計の電池を変える」とか、「帰り道にお店で挽肉を買ってくる」など、小さいけれど、でもお願いできたらすごい助かる事を共有するのにぴったり。

１０：買い物リスト

１１：天気や祝日などのチェック

スケジュール管理する時に気をつけたいこと

スケジュール管理するときに注意しておきたい点を少し説明します。

移動時間も含める

場所の移動が必要な予定の場合、移動時間も考慮しておきましょう。

あとであたふたしてしまわないように、移動時間もカレンダーに入力しても良いでしょう。

重要なことは朝、夜はクールダウン

頭がよく動き創造的な仕事にぴったりなのは朝だとよく言われます。

目標の達成に必要な勉強や作業は朝早起きして済ませてしまうと、残りの1日がとても気持ちよく過ごせます。

一日中「これしなきゃ」っと思い悶々と過ごすのではなく、「もう大事なことはやり終えた！」っと実感できて自信がつきます。

ジョギングなどの健康にまつわることも、朝時間を確保して実践したい事柄ですね。朝の清々しい空気に触れ、良い気分になれます。

朝に太陽の光を浴びることで、体内時計がリセットされるので、夜の寝つきもよくなるので一石二鳥です。

優先順位を考慮する

やることリストをカレンダーに入力して行く際、大事なことから順に、最初に都合のつく日にちに入れましょう。

どうでも良い細かいこと、簡単な作業をこなしたい気持ちもありますが、ここはグッとこらえて大事なことから行なっていきます。

行動を習慣にする

カレンダーのリピート機能を活用し、習慣にしたい行動を毎日のカレンダーに入力しましょう。

人の習慣が形成されるのは21日、いやはや49日、66日かかる、など様々な説があります。

気長に行動をリピートして、逆に行動をしないと「何かスッキリしないなー」位の状態になるといいですね。「歯磨きしないと、あれ気持ち悪いな」みたいな感覚です。

心が変われば行動が変わる。

行動が変われば習慣が変わる。

習慣が変われば人格が変わる。

人格が変われば運命が変わる。

（ウィリアムジェームズの格言）

行動してみようと思う心構え。この記事を読んでくださってる方なら、もう心構えはバッチリなはずです。あとは、実際の行動に移すだけです。

予定を詰め込みすぎない

やることが溜まっている時など、いっぱい1日にやることを入れ過ぎてしまいます。燃え尽きてしまわないように要注意。

少しずつ着実に予定をこなしていきましょう。千里の道も１歩から。

人生を整理して、もっとエンジョイ！

溢れ出る情報を一元管理でき、周りとも簡単に共有できるオンラインカレンダーは素晴らしいです。

皆様もオンラインカレンダーの恩恵で、効率的でストレスフリーな素晴らしい毎日が送れますように！